Outsourcing kadr i płac – moda czy sposób na redukcję kosztów?

Od pewnego czasu na rynku pojawia się coraz więcej ofert dotyczących outsourcingu kadrowo-płacowego, skierowanych do firm. Co to jest? Czy warto z tego korzystać? Przed zdecydowaniem się na wybór tej opcji warto zapoznać się z jej zaletami i sprawdzić, co można zyskać dzięki takiej współpracy.

Outsourcing to nic innego jak przekazanie pewnych zadań firmie zewnętrznej. W tym przypadku wszelkich działań związanych z kadrami i płacami. Przekazać można zarówno wszystkie obowiązki administracyjno-płacowe, jak i tylko ich część. Podstawowym celem jest profesjonalna obsługa, odciążenie przedsiębiorcy oraz znaczna redukcja kosztów związanych z prowadzeniem firmy. To jednak nie jedyne zalety, jakie zyskuje właściciel firmy we współpracy z firmą outsourcingową zajmującą się kadrami i płacami.

Redukcja kosztów

To, co najbardziej interesuje przedsiębiorców to koszty. Decydując się na współpracę z zewnętrzną firmą oferującą obsługę kadrowo-płacową, właściciel firmy przede wszystkim znacznie obniża wydatki związane z administracją. Nie musi zatrudniać dodatkowych pracowników do działu kadr i płac, bo wszystkie te koszty przerzucone są na firmę zewnętrzną. Nawet kiedy firma się rozrośnie, przedsiębiorca nie musi zatrudniać dodatkowego personelu, a liczba osób zatrudnionych przez placówkę outsourcingową nie przekłada się na jego koszty. Brak działu kadrowo-płacowego to nie tylko koszt związany z wypłatami. To także pomieszczenie, sprzęt, wymagane oprogramowania. Wszystkie te koszty przerzucone zostają na firmę outsourcingową.

Stabilne zasady współpracy

Na koszty przekładają się również opłaty związane z rekrutacją. W obecnych czasach coraz częstsze jest zjawisko zmiany pracy. Dla pracodawcy oznacza to przeprowadzanie dodatkowej rekrutacji. To wiąże się zarówno ze stratą czasu, jak i pieniędzy. Poziom zatrudnienia w firmie outsourcingowej nie jest problemem przedsiębiorcy. Jego stawka jest z góry ustalona – pewna, stabilna oraz przewidywalna, bez względu na okoliczności.

W przypadku współpracy z firmą outsourcingową kadrowo-płacową rozwiązany zostaje również problem urlopów czy zwolnień lekarskich. Jeżeli w przedsiębiorstwie pracownik administracyjny bierze kilka dni wolnego, od razu pojawia się problem zorganizowania zastępstwa. Dodatkowo, jeżeli nieobecność pokrywa się z terminami rozliczeń, w firmie mogą pojawić się opóźnienia. W przypadku współpracy z jednostką administracyjną poza firmą, te aspekty zostają wyeliminowane. Bez względu na okres urlopowy, cała dokumentacja jest prowadzona na bieżąco, a wszelkie opłaty wykonywane są w terminie.

Właściciel firmy zlecającej ma pełną kontrolę nad wydatkami, a jednocześnie minimalizuje ryzyko związane z prowadzaniem działalności. Działalności funkcjonujące w ten sposób oszczędzają około 40% wydatków związanych z prowadzaniem działu kadrowo-płacowego.

Kontrola i odpowiedzialność

Odpowiedzialność za wszelkie kwestie prawne w przypadku outsourcingu kadr i płac również przechodzi na firmę zewnętrzną. W związku z tym warto wybrać dobrego partnera. Współpraca z naszą Kancelarią VOLENTI zapewnia pod tym względem kompleksową obsługę. W jednym miejscu skupiają się zarówno prawnicy – specjaliści prawa pracy – jak i księgowi. W razie jakichkolwiek problemów, wymaganych konsultacji, wszyscy specjaliści są do dyspozycji przedsiębiorcy. Zwłaszcza że przepisy prawne, rozliczenia szybko się zmieniają. Właściciel firmy zlecającej outsourcing nie musi więc inwestować w szkolenia i rozwój pracowników.

Mniej problemów, mniejsze ryzyko

Wszystkie powyższe kwestie można sprowadzić do prostego podsumowania: skuteczne ograniczenie ryzyka. W każdej firmie, której podstawą funkcjonowania nie jest obsługa kadrowo-płacowa, nie przykłada zbyt dużej uwagi do tego właśnie działu w swoim przedsiębiorstwie. To właśnie też tam popełnianych jest najwięcej błędów. Outsourcing skupia się właśnie na aspekcie administracyjnym. Jest to ich kluczowa działalność. To powoduje, że ich podejście jest rzetelne, fachowe i na najwyższym poziomie. Firma oferująca outsourcing nie może pozwolić sobie na błędy, nieterminowość czy też braki w wiedzy pod względem prawnym.

Wysoki komfort pracy pracownika i przedsiębiorcy

Powierzenie danych związanych z płacami ogranicza także przepływ informacji na ten temat pomiędzy pracownikami. Powoduje to, że pracują oni w bardziej komfortowych warunkach, czują się pewniej. Ponieważ działalność kadrowo-płacowa jest strategiczną działalnością firmy outsourcingowej, w związku z tym wszelkie płatności są z pewnością wykonywane w terminie. Zarówno te związane z wypłatami pracowników, jak i z rozliczeniami z Urzędem Skarbowym czy ZUS. Pracownicy, którzy czują się bezpiecznie w swoim miejscu pracy, są bardziej wydajni, przywiązują się do swojego środowiska pracy i nie czują potrzeby zmiany miejsca pracy.

Pełna ochrona danych

Wszelkie dane pracowników, udostępnione firmie zewnętrznej, również podlegają RODO, czyli ochronie danych osobowych. Firma outsourcingowa nie tylko zapewnia bezpieczne przechowywanie ich w trakcie rozliczeń, ale także podczas archiwizacji oraz digitalizacji. Tego typu działalności mają bardzo rozbudowany system zapewniający wysoki poziom bezpieczeństwa. To firmie zlecającej zapewnia rzetelną dokumentację w przypadku kontroli oraz pewność, że dane nie zostaną utracone.

Więcej czasu na usprawnienia

Managerowie, dzięki powierzeniu spraw administracyjnych firmie outsourcingowej, mogą poświęcić więcej czasu na usprawnienie procesów, które przynoszą zysk przedsiębiorstwu. To wpływa na podniesienie jakości wytwarzanych przez nie produktów lub też poziom obsługi klientów. Takim firmom łatwiej jest również wdrożyć ISO, czy też systemy udoskonalające obsługę CRP. To z kolei przekłada się na większy zysk, lepszą współpracę z klientami oraz wzrost zaufania do przedsiębiorstwa.

Jednym z wyznaczników wprowadzenia tych procedur jest działanie placówki zgodnie z przepisami, także podatkowymi, oraz poprawne i terminowe prowadzenie dokumentacji. Firma outsourcingowa zapewnia pełną kontrolę nad dokumentacją, zarówno w rozliczeniu miesięcznym, jak i rocznym. Usprawnienie administracji w firmie przenosi się na całkowity obraz jej działalności.

Outsourcing kadr i płac, który zapewnia Biuro Rachunkowe VOLENTI pozwala swoim Klientom w pełni skupić się na strategii rozwoju i kluczowych dla działania przedsiębiorstwa obszarach. Nasi specjaliści gwarantują min.:

  • Terminowe i zgodne z przepisami prawa naliczanie wypłat pracownikom,
  • Prowadzenie, rozliczanie oraz archiwizowanie wszelkiego rodzaju umów, dokumentacji z pracownikami i kontrahentami,
  • Przygotowywanie i przesyłanie deklaracji ZUS, PFRON czy rozliczeń rocznych PIT nie tylko dla firmy, ale także dla każdego jej pracownika,
  • Wystawianie wszelkich zaświadczeń związanych z zatrudnieniem czy wynagrodzeniem,
  • Przeprowadzanie czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia,
  • Prowadzenie oraz archiwizacja dokumentacji zgodnie z wytycznymi RODO,
  • Zapewnienie pomocy prawnej,
  • Przejęcie wszelkich czynności kadrowo-płacowych oraz odpowiedzialności za nie.

Skontaktuj się z nami i poznaj szczegóły współpracy:

tel.: 32 265 40 00, 533 296 069

e-mail: sekretariat@volenti.pl

5/5 - (1 vote)

VOLENTI.

Skontaktuj się z nami