Co to jest KSeF?
Jest to ogólnokrajowy system komputerowy stworzony z myślą o przedsiębiorcach. Umożliwia on zarówno generowanie, jak i otrzymywanie elektronicznych faktur strukturalnych. Program KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów i jego wartością dodaną mają być korzyści podatkowe oraz biznesowe dla wszystkich tych, którzy zdecydują się swoje faktury wystawiać i przesyłać za jego pośrednictwem. Celem KSeF-u jest centralizacja procesu rejestracji faktur. Przyspieszy on też na pewno kontrole, a konsekwencją będzie uszczelnienie podatku VAT, co będzie skutkowało zwiększeniem dochodów budżetu państwa.
Czy KSeF już działa i czy będzie obowiązkowy?
Na razie przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne i takim pozostanie do końca czerwca 2024 roku. Wiadomo już jednak, że obowiązek korzystania z KSeF-u zostanie nałożony 1 lipca 2024 roku i w pierwszej kolejności będzie dotyczył czynnych podatników VAT-u. Zaś podatnicy zwolnieni podmiotowo lub przedmiotowo z VAT-u zobowiązani będą do korzystania z KSeF-u od 1 stycznia 2024 roku.
Projekt ustawy wprowadzający obowiązek przystąpienia do KSeF-u przewiduje od 1 stycznia 2025 roku kary za niedostosowanie się do przepisów. Mogą one wynieść do stu procent wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF-em. Jeśli zaś faktura nie będzie wykazywała podatku, to kara pieniężna będzie mogła wynieść do 18,7% wysokości kwoty należności wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF-em.
Warto pamiętać, że z KSeF-u wyłączone będą:
- faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS,
- bilety uznawane za faktury,
- B2C, czyli faktury konsumenckie.
Działanie KSeF-u
Za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, sprawdzając jednocześnie zgodność dokumentu ze standardem, aby finalnie nadać mu unikalny numer. Wystawiający otrzymuje tzw. UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. Odbiorca uzyskuje dostęp do faktury poprzez podanie jej określonych danych lub poprzez uwierzytelnienie się w KSeF-ie.
Program przechowuje faktury, oznaczając je numerem identyfikującym przydzielonym przez system. Wysyła również komunikaty dotyczące wystawienia lub braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz jej odrzucenia.
Wartość dodana KSeF-u, czyli bonusy
KSeF nie jest w tej chwili obowiązkowy, ale aby zachęcić do korzystania z niego, przygotowano szereg udogodnień dla przedsiębiorców, m.in.:
- zredukowanie czasu oczekiwania na zwrot podatku do 40 dni,
- automatyzacja procesu księgowania i fakturowania,
- zwolnienie z obowiązku archiwizacji faktur i wystawiania duplikatów,
- wyłączenie z raportowania w JPK_FA oraz JPK_VAT RR,
- brak konieczności posiadania faktur papierowych, aby móc pobrać faktury kosztowe z KSeF-u,
- jednolity format faktury elektronicznej.
Dołączenie do KSeF-u
Tak jak wspomniano, w tej chwili przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne i nieobowiązkowe. Jeśli przedsiębiorca już teraz chciałby korzystać z programu, aby się do niego zalogować musi posiadać token wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany.
Aplikacja Podatnika KSeF udostępniona jest przez Ministerstwo Finansów jako program testowy. Po zalogowaniu umożliwia zarządzanie uprawnieniami oraz odbieranie, wystawianie i udostępnianie faktur. Bez logowania mamy możliwość pobierania tzw. UPO (urzędowe poświadczenie odbioru), podglądu e-faktur, weryfikacji ich statusu wysyłki, a po wskazaniu konkretnych cech e-faktur zyskujemy do nich anonimowy dostęp.
KSeF można również testować w udostępnionej przez e-Urząd Skarbowy aplikacji e-Mikrofirma.
Od pierwszego kwartału 2024 roku ma również być dostępna aplikacja mobilna KSeF – zarówno w App Store, jak i w Google Play.