Pełna księgowość to termin oznaczający, że księgowość prowadzona w spółce musi obejmować wszystkie transakcje finansowe – co do złotówki. Dowiedz się, kiedy taka forma prowadzenia księgowości jest wymagana, jak pełna księgowość może pomóc Ci w zarządzaniu firmą oraz czy warto zlecić to zadanie specjalistom z biura rachunkowego.
Dlaczego Twoja spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość?
Twoja spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość, ponieważ takie są wymogi prawne dotyczące tego rodzaju działalności. Prowadzenie pełnej księgowości to niestety ogrom pracy.
Lista obowiązków księgowego pracującego dla spółki z o.o. jest długa i obejmuje między innymi:
- rozliczanie wynagrodzeń pracowników,
- prowadzenie ewidencji dokumentów firmowych,
- przygotowanie sprawozdań finansowych,
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, a także, jeśli wymaga tego sytuacja, księgi rachunkowej. W ramach tych zadań księgowy jest odpowiedzialny za rejestrowanie wszystkich przychodów oraz rozchodów firmy, a także sporządzanie ewidencji VAT i rozliczanie podatku VAT;
- prowadzenie ewidencji środków trwałych, która obejmuje między innymi bieżącą rejestrację środków trwałych – mogą to być maszyny czy pojazdy, ale także nieruchomości – a także sporządzanie odpisów amortyzacyjnych. Polegają one na rozłożeniu kosztów zakupu środka trwałego na cały okres jego użytkowania;
- rozliczanie się z dostawcami oraz odbiorcami;
- współpracę z organami kontrolnymi, takimi jak Urząd Skarbowy czy ZUS;
- sporządzanie oraz terminowe składanie deklaracji podatkowych VAT i CiT.
Do obowiązków księgowego należy też bieżące śledzenie przepisów i zmian w prawie oraz przygotowywanie raportów opisujących sytuację finansową spółki dla zarządu.
Według ustawy o rachunkowości spółka ma też obowiązek corocznego składania kompletu dokumentów w Krajowym Rejestrze Sądowym. Dokumenty te obejmują:
- roczne sprawozdanie finansowe,
- odpis uchwały o sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, w tym również ewidencje podziału zysków oraz pokrycia strat
- oraz złożenie sprawozdania z prowadzenia działalności.
Jak widać, prowadzenie księgowości w spółce z o.o. to spore wyzwanie, które w dodatku trzeba wykonywać precyzyjnie, ponieważ wszelkie nieprawidłowości mogą oznaczać poważne problemy zarówno dla firmy, jak i osoby odpowiedzialnej za rozliczenia i sporządzanie dokumentacji.
Negatywne skutki nieprawidłowo prowadzonej księgowości obejmują między innymi kary i sankcje, problemy z organami podatkowymi czy w końcu problemy finansowe – a to tylko kilka przykładów potencjalnych konsekwencji!
Różnice między księgowością dla spółki a jednoosobową działalnością gospodarczą
Główną różnicą pomiędzy księgowością dla spółki z o.o. a jednoosobowej działalności gospodarczej (zwanej dalej JDG) jest to, że JDG nie wymaga prowadzenia pełnej księgowości. Warto jednak zaznaczyć, że istnieją dwie formy rozliczenia jednooosobowej firmy. Są to:
- ryczałt ewidencjonowany – uproszczony system opodatkowania. Firmy decydujące się na ryczałt obliczają wysokość podatku na podstawie uzyskanych przychodów. Jest to prosty system, jednak ma pewne ograniczenia dotyczące rodzaju oraz rozmiarów prowadzonej działalności;
- Księga Przychodów i Rozchodów – jak sama nazwa wskazuje, rozliczenia podatkowe prowadzi się biorąc pod uwagę sprzedaż i wydatki firmy. Ta forma jest o tyle korzystna, że umożliwia zmniejszenie podatku ze względu na poniesione koszty.
Wybierając pomiędzy ryczałtem a KPiR, najlepiej wziąć pod uwagę uzyskiwane przychody. Jeśli są one duże, a przy tym firma nie ponosi w związku z nimi dużych wydatków, lepszą opcją będzie ryczałt ewidencjonowany. KPiR jest korzystną opcją, jeśli koszty uzyskania przychodów są wysokie oraz gdy firma zatrudnia pracowników.
Jak widać, obowiązki księgowych pracujących dla spółki z o.o. i JDG dosyć drastycznie się różnią. O ile w tym drugim przypadku rozliczenia nie są zbyt skomplikowane, to już w spółce z o.o. prowadzenie księgowości wymaga ogromnych kompetencji oraz regularnej aktualizacji wiedzy.
Oczywiście, pełna księgowość ma też zalety, których nie posiada księgowość uproszczona. Przede wszystkim dzięki temu, że dostarcza szczegółowych informacji na temat każdej wydanej złotówki, można z jej pomocą lepiej planować rozwój finansowy firmy. Poza tym złożoność systemu sprawia, że można dostosować ją do indywidualnym potrzeb spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, co korzystnie wpływa na funkcjonowanie firmy.
Wady? Niestety złożoność prowadzenia ewidencji, a także konieczność spełniania surowych przepisów zawartych w Ustawie o rachunkowości. To sprawia, że koszty prowadzenia pełnej księgowości mogą być stosunkowo wysokie.
Co do księgowości uproszczonej, jej zaletą są oczywiście niewielkie koszty prowadzenia ewidencji, wynikające z mniejszej liczby obowiązków związanych z tą formą rozliczania działalności. Jednak ponieważ stosuje się ją tylko w celach podatkowych, nie można traktować jej jako narzędzia pomagającego w rozwoju firmy.
Przypominamy, że to, czy wybierzesz księgowość uproszczoną, czy pełną, zależy od rodzaju prowadzonej przez Ciebie działalności.
Sekrety skutecznej pełnej księgowości – czy warto zlecić ją specjalistom?
Samodzielne prowadzenie pełnej księgowości firmy to karkołomne wyzwanie. Co więcej, nawet zatrudnienie doświadczonego specjalisty może nie rozwiązać problemu, ponieważ jest to zadanie dla co najmniej kilku osób, a zatrudnienie takiej liczby dodatkowych pracowników będzie generować duże koszty dla przedsiębiorcy.
Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego. Możliwość delegowania obowiązków to przede wszystkim duża oszczędność środków i czasu. Poza tym profesjonalne serwisy tego rodzaju mają niezbędną wiedzę oraz doświadczenie w prowadzeniu usług z zakresu księgowości oraz dostęp do zaawansowanych narzędzi ułatwiających pracę, takich jak na przykład nowoczesne oprogramowanie.
Zatrudnienie biura jest więc najlepszą opcją w przypadku prowadzenia księgowości – zarówno pełnej, jak i uproszczonej. Pytanie tylko, jak znaleźć dobre biuro rachunkowe? W tej sytuacji warto skorzystać z porady i doświadczenia znajomych.
Jeśli nie masz takiej możliwości, zwróć uwagę na opinie o wybranej firmie, sprawdź, jakie ma certyfikaty i uprawnienia, doświadczenie w prowadzeniu interesującego Cię rodzaju księgowości. Postaraj się także dowiedzieć czegoś o pracownikach, którzy potencjalnie będą zarządzali finansami i dokumentacją Twojej firmy.
Co do kosztów usług biura rachunkowego, w głównej mierze zależą one od takich czynników, jak liczba dokumentów, forma działalności czy liczba zatrudnianych przez firmę osób, dlatego najczęściej cena za usługi jest ustalana indywidualnie. Można jednak bezpiecznie założyć, że będzie ona znacznie niższa, niż miałoby to miejsce w przypadku zatrudnienia przez przedsiębiorstwo całego zespołu!
Co właściciel spółki powinien wiedzieć o sprawozdaniu finansowym?
Sprawozdanie finansowe to kompleksowy dokument, który dostarcza właścicielowi bezcennych informacji o kondycji oraz pracy całej firmy. Obejmuje między innymi bilans – aktywa, pasywa oraz aktualną wartość firmy, rachunek zysków i strat oraz informacje o przepływach pieniężnych w firmie – wydatkach, inwestycjach itp.
Pamiętaj, że sprawozdanie finansowe ma znaczenie nie tylko dla spółki, ale też inwestorów oraz wierzycieli. Ci pierwsi zyskują dzięki niemu informację, czy firma jest wypłacalna, a ci drudzy – czy generuje zyski, a tym samym – czy warto w nią inwestować.
Bilans w praktyce: Jak czytać aktywa i pasywa Twojej spółki?
Szczególnie ważny jest bilans, który zawiera informacje o wszystkich finansach firmy. Jego interpretację zacznij od zapoznania się z rachunkiem zysków i strat. To pomoże Ci określić sytuację firmy oraz zaplanować dalsze kroki prowadzenia działalności.
Jak wspomnieliśmy wcześniej, bilans obejmuje między innymi aktywa i pasywa firmy. Aktywa to stan posiadania firmy, który umożliwia jej pracę. Termin pasywa określa źródła finansowania aktywów, może to być kapitał własny przedsiębiorstwa lub wszelkie zobowiązania finansowe zaciągnięte w ramach prowadzenia działalności.
Bilans pozwala uzyskać informacje na temat kondycji finansowej firmy. To z niego dowiesz się, jakie rezerwy finansowe ma firma, jakie są jej zobowiązania wobec wierzycieli, a także poznać realną wartość spółki.
Czytanie bilansu najlepiej zacząć od rachunku zysków i strat oraz analizy wskaźników finansowych. Warto skonsultować ten krok z ekspertem z biura rachunkowego.
Rachunek zysków i strat – zrozum finanse Twojej firmy
Wspomnieliśmy o rachunku zysków i strat. Czym on jest oraz jakie informacje zawiera? To część sprawozdania rachunkowego, która dostarcza informacji o dochodach, kosztach oraz zyskach przedsiębiorstwa. To bardzo użyteczne narzędzie – w głównej mierze to właśnie na jego podstawie możesz ustalić, czy Twój biznes jest rentowny.
Poza tym na podstawie rachunku zysków i strat możesz określić, na czym firma najlepiej zarabia, ile kosztuje Cię prowadzenie działalności oraz jakie są perspektywy na rozwój biznesu.
Pełna księgowość – czy warto?
Tak jak pisaliśmy wcześniej – pełna księgowość spółki to nieocenione narzędzie, które pomaga w lepszym zarządzaniu oraz zrozumieniu potrzeb biznesu. Oczywiście, prowadzenie takiej metody rozliczeń nie jest łatwe oraz wiąże się z licznymi wyzwaniami, ale korzystanie z usług doświadczonego biura rachunkowego niesie za sobą szereg korzyści!
Pozwala na większą dokładność i precyzję zarządzania finansami, zwiększa wiarygodność firmy, ułatwia sporządzanie raportów i sprawozdań oraz, przede wszystkim, pomaga w zarządzaniu biznesem.
Jak pełna księgowość może pomóc w zarządzaniu firmą?
Pełna księgowość umożliwia dokładne śledzenie finansów spółki oraz daje pełny wgląd w działanie firmy, jest więc nieoceniona w planowaniu strategii biznesowej. Pomaga między innymi w podejmowaniu decyzji biznesowych na podstawie aktualnych i precyzyjnych danych, takich jak rentowność firmy. Dostarcza też bezcennych informacji potecnjalnym inwestorom, którzy dzięki nim są bardziej skłonni do wspierania finansowo spółki.
To kompleksowe narzędzie pomaga nie tylko lepiej zarządzać firmą, ale również kształtować jej przyszłość i planować rozwój spółki. Warto również wspomnieć o firmach takich jak Amazon, Coca-Cola czy Tesla – wszystkie w ogromnej mierze zawdzięczają swój sukces skutecznemu zarządzaniu finansami.