Przedsiębiorcy mogą wybierać spośród kilku dostępnych modeli prowadzenia ewidencji, chyba że spełniają przesłanki, które obligują ich do prowadzenie pełnej księgowości.
Obowiązek ten dotyczy spółek komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z o.o. i akcyjnych. Ponadto pełną księgowość muszą prowadzić firmy i przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność, którzy przekroczą ustalony w ustawie o rachunkowości roczny limit przychodów.
Księgi stanowią kompendium wiedzy o finansach spółki. Szczegółowo opisują każdą złotówkę, która „przeszła” przez firmę. Można z nich wyczytać informacje o wydatkach i przychodach z działalności operacyjnej, kosztach (w tym wynagrodzeniach pracowników), majątkowych zobowiązania spółki, jej aktywach.
Odpowiadamy na najważniejsze pytania dotyczące pełnej księgowości.
- Czym jest pełna księgowość w firmie i jakie podmioty obowiązuje?
- Ile wynosi limit pełnej księgowości?
- Czy jej prowadzenie jest skomplikowane? Co można wyczytać z ksiąg?
- Z jakich elementów składają się księgi rachunkowe?
Kto musi prowadzić pełną księgowość?
Każda firma ma obowiązek ewidencjonowania operacji gospodarczych. Rodzaj prowadzonych rozliczeń powiązany jest z typem prowadzonej działalności oraz wysokością obrotów w organizacji.
O ile prowadzący jednoosobową działalność mogą skorzystać z uproszczonej księgowości, to spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki z o.o. i akcyjne mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości bez względu na wysokość ich przychodów.
W przypadku spółek jawnych, spółek partnerskich, prostej spółki akcyjnej oraz prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą obowiązek ten dotyczy podmiotów, których przychody osiągnęły lub przekroczyły kwotę 2 mln euro w skali roku.
Limit ten jest przeliczany na złotówki według kursu NBP na 1 października. Do 30 września 2023 roku dolny limit wyniesie 9 188 mln zł.
Kiedy trzeba zacząć prowadzić pełną rachunkowość?
Art. 12 ustęp 1 i 2 ustawy o rachunkowości przewiduje, że księgi otwiera się:
- na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
- na początek każdego następnego roku obrotowego,
- na dzień zmiany formy prawnej,
- na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
- na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia wymienionych zdarzeń.
W przypadku nowopowstałej spółki pierwszym zdarzeniem, które wywołuje skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, jest z reguły wniesienie przez wspólników wkładu.
Pełna księgowość – co trzeba wypełniać?
Operacje gospodarcze w firmach, które prowadzą pełną księgowość, rejestrowane są w księgach rachunkowych. Na księgi rachunkowe składa się m.in.:
- dziennik,
- księga główna wraz z zestawieniem obrotów i sald przypisanych do niej kont bankowych,
- księgi pomocnicze wraz z zestawieniem sald przypisanych do nich kont bankowych,
- inwentarz składników aktywów oraz pasywów.
Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w systemie teleinformatycznym
Nazwa może wydawać się myląca, lecz księgi nie muszą być prowadzone w formie papierowej. Coraz więcej firm korzysta z systemów elektronicznych. Ich przewagą nad tradycyjnymi księgami są:
- łatwość odnajdywania potrzebnych informacji,
- możliwość dostępu (dla uprawnionych osób) z różnych urządzeń,
- możliwość generowania potrzebnych informacji.
Uwaga! Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu systemu komputerowego należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald.
Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.
Prawidłowość zapisów w księgach rachunkowych
Zasady otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych określone są w art. 12 ustawy o rachunkowości. Wszystko to robi się cyklicznie. Księgi otwiera się wprowadzając do ewidencji księgowej stan aktywów i pasywów. Zamyka się je wraz z zamknięciem roku obrotowego albo wraz z likwidacją lub zmianą formy prawnej spółki czy innym zdarzeniem, które wyznacza jej zamknięcie.
Na prawidłowe ewidencjonowanie składa się nie tylko umieszczanie w księdze informacji o wszystkich operacjach gospodarczych z udziałem spółki. Bardzo ważne jest również prawidłowe opisanie ich. Każdy zapis w księdze, powinien zawierać co najmniej:
- datę dokonania operacji gospodarczej,
- określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
- zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
- kwotę i datę zapisu,
- oznaczenie kont, których dotyczy.
Dowody księgowe jako podstawa zapisów w księgach
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe. Ich celem jest stwierdzenie dokonania operacji gospodarczej. Ustawa nazywa je dowodami źródłowymi. Ustawa o rachunkowości wyróżnia trzy rodzaje dowodów:
- zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów, to jest np. faktury, rachunki, paragony, noty),
- zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom, to jest np. faktury sprzedażowe),
- wewnętrzne (dotyczące operacji wewnątrz jednostki, np. dokumenty magazynowe).
Czy prowadzący JDG musi prowadzić pełną księgowość?
Do prowadzenia pełnej księgowości zobligowany będzie przedsiębiorca, który przekształcił jednoosobową działalność gospodarczą w jedną ze spółek, które muszą taką działalność prowadzić.
Pełna księgowość obejmuje także przedsiębiorców mających zarejestrowaną JDG, jeśli ich roczny przychód przekroczy równowartość 2 mln euro.
Przedsiębiorcy, którzy w poprzednich latach przekroczyli limit przychodów obligujący ich do stosowania pełnej księgowości, mogą przejść na księgowość uproszczoną, jeśli w danym roku nie przekroczyli limitu.
Czy warto powierzyć prowadzenie pełnej księgowości biuru rachunkowemu?
Podmiot, który jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, może powierzyć to zadanie wewnętrznemu działowi księgowemu lub biuru rachunkowemu. W tym drugim przypadku, zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości, będzie musiał:
- powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania,
- zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli, nadzoru w siedzibie jednostki, w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu – za zgodą organu kontroli lub nadzoru.
Korzystanie z wyspecjalizowanych biur rachunkowych lub księgowych często przekłada się na oszczędności, gdyż może być tańsze niż utrzymywanie rozbudowanego wewnętrznego działu księgowego.